Kalender

Es können für alle möglichen Zwecke Kalender eingerichtet werden. Die Kalender können vereinsweit, gruppenspezifisch oder auch nur individuell genutzt werden. Es sind in jedem Fall öffentliche Kalender, das heißt, die Kalender können von allen Benutzern des Systems gelesen werden.
Die Kalenderbasis ist der Grundkalender eines Bundeslandes. Automatisch werden die in dem Bundesland gültigen Feiertage eingeblendet, wenn die Feiertage zum Einblenden selektiert worden sind (s.u.).
Die Pflegeberechtigung eines Kalenders wird über die Kalendergruppen geregelt. Im Benutzerstamm und/oder in den Benutzerrollen lassen sich die Kalendergruppen Benutzern und indirekt über Benutzerrollen zuordnen. Damit erhalten diese Benutzer die Pflegeberechtigung für die betroffenen Kalender.
Die Termine eines Kalenders kann durch Setzen des Häkchens "Veranstaltungstermine anzeigen" automatisch ergänzt werden um die Termine aus dem Veranstaltungsmanagement. Diese Termine werden nicht kopiert, sondern nur bei der Anzeige des Kalenders automatisch mit angezeigt.
Das Gleiche gilt für die Feiertage, die in dem zugehörigen Bundesland Gültigkeit haben. Das System ermittelt diese automatisch. Diese können ebenso durch Setzen des Häkchens in den Kalender eingeblendet werden.
Wenn keine Farbwahl bei den Terminen getroffen wird, weist das System bei der Kalendererstellung automatisch Hintergrundfarben den Terminen zu, um eine leichtere Unterscheidbarkeit herzustellen.

Kalenderpflege

Es werden maximal 100 Termine gleichzeitig angezeigt. Wenn die Gesamtanzahl der Termine höher ist, werden zunächst nur die in der Zukunft liegenden Termine selektiert und davon maximal 100. Nur, wenn die Anzahl dieser zukünftigen Termine kleiner als 100 ist, werden Termine aus der Vergangenheit dazu genommen, aber auch hier so viele, dass die Gesamtanzahl 100 nicht wesentlich überschreitet. Es werden auch Wiederholtermine angezeigt, deren Startdatum außerhalb des Anzeigebereichs liegen, wenn deren Wiederholtermine innerhalb des Bereichs liegen.
Wenn beim Hinzufügen von Terminen die leeren Kalenderzeilen gefüllt sind, drücken Sie Speichern und es stehen erneut leere Zeilen zum Ausfüllen zur Verfügung.

Terminwiederholungen

In der Terminpflege wird eine eingestellte Terminwiederholung durch ein grünes Signal angezeigt. Durch Klicken auf das daneben stehende "W" lässt sich der Wiederholungsrhythmus in einer eingeblendeten Maske einstellen.
Sobald eine Terminwiederholung definiert wurde, wird neben dem grünen Signal auch ein "A" sichtbar. Durch Klicken auf diesen Link werden die definierten Termine in der Kalenderübersicht markiert sichtbar und durch einfaches Klicken auf die markierten Termine lassen sich Ausnahmetermine festlegen, also Termine, die in die Wiederholserie gehören, aber trotzdem nicht verwendet werden sollen.

Übergeordnete Kalender

Jeder Kalender kann darüber hinaus auch zur Veröffentlichung freigegeben werden, d.h. er lässt sich dann über ein Anzeigeprogramm in die Homepage integrieren.
Kalender lassen sich durch die Funktion "Termineinbindung Kalender" zusammenfassen, indem man einen übergeordneten Kalender kreiert und Termine von anderen Kalendern einbindet. So lassen sich z.B. Ferientermine oder zentrale Vereinstermine leicht in andere Kalender übernehmen. Die Eigenschaften des übergordneten Kalenders sind zur Anzeige maßgebend.

Erinnerung

Die Erinnerungsfunktion wird durch Auswahl des Kommunikationskanals (E-Mail, SMS) aktiviert. Durch Eingabe eines zeitlichen Vorlaufs mit der Anzahl Vorlauftage werden die Terminverantwortlichen entsprechend informiert. Der Erinnerungstext kann unter Spezifische Texte ("mail_termininfo") verändert werden.
Die eingetragenen Mitglieder müssen natürlich über das gewählte Kommunikationsmittel verfügen, andernfalls wird die Nachricht nicht gesendet.

Kalenderversand

Der vorliegende Kalender lässt sich in einem festlegbaren Turnus automatisiert versenden.
Die Mitglieder, wie den Kalender zugesandt bekommen, werden indirekt über einen Benutzerreport und dessen Selektion festgelegt.
Um den Verteiler festzulegen, ist also ein Benutzerreport anzulegen, wobei die für den Report selektierten Felder nicht relevant sind.
Im zweiten Schritt legen Sie eine Mitgliederselektion fest, die Sie jederzeit durch Aufruf des Reports mit Vorselektion prüfen können.
Die Kalender werden immer in der Nacht von Donnerstag auf Freitag versandt, so dass an die kommenden Wochenendtermine rechtzeitig erinnert wird. Im 14-tägigen Modus werden die Kalender in den ungeraden Kalenderwochen versandt.
Die Textbausteine für die E-Mail finden Sie bei den spezifischen Texten. Es sind die Bausteine "kalsend_betreff" und "kalsend_mail".
Um bei Kalendern mit sehr vielen Terminen den Horizont einzuschränken, geben Sie die Anzahl Monate bei Kalenderhorizont ein.