Teilnehmerlisten

Grundlage der Teilnehmerlisten

Es werden automatisch vom Termine angeboten, für die Teilnehmerlisten erfasst werden können. Diese Termine ergeben sich aus zwei Quellen: den Trainingszeiten der Gruppen oder Termine, die in den Gruppen-Terminkalendern gepflegt werden.

Trainingszeiten der Gruppen
In der Gruppenpflege unter "Stammdaten -> Gruppen -> Gruppenpflege" können generelle Trainingszeiten gepflegt werden. Dies ist die einfache Art und Weise, die Trainingstermine als wiederkehrende Termine zu pflegen. Da diese Zeiten nicht auf einen Kalender bezogen sind, können aus diesen Angaben keine konkreten Termine abgeleitet werden. Beispiel: Ein Montagstermin mit 14-tägiger Wiederholung kann ohne weitere Informationen prinzipiell jeden Montag stattfinden, da der Start der Terminserie nicht bekannt ist. Auch in Ferienzeiten, in denen Termine ausfallen, könnnen nicht abgebildet werden. Aus diesem Grund werden aus diesen Angaben mögliche Termine (wöchentlich) angeboten, auch wenn nur jeder zweite Termin tatsächlich stattfindet.

Gruppentermine aus Gruppen-Terminkalendern
In der Gruppenpflege können den Gruppen-Terminkalender zugeordnet werden, um einen exakten Trainingsplan hinterlegen zu können. Diese konkret geplanten Termine enthalten somit auch Terminverschiebungen und -ausfälle.
Auf Basis des Trainingskalenders werden die Teilnehmerlisten für alle konkret geplanten Termine angeboten. Auf Basis der Gruppen-Terminkalender können auch Reservierungen unter "Veranstaltungen -> Reservierungen -> Gruppen-Reservierungen" vorgenommen werden, bei denen sich Mitglieder eintragen können, die nicht der entsprechenden Gruppe zugeordnet sind.
Bei eingetragenem Gruppenterminkalender werden wie Angaben aus den generellen Trainingszeiten (s.o.) ignoriert.

Teilnehmertypen

Direkt zugeordnete Gruppen
In den Stammdaten der Mitglieder unter "Stammdaten -> Mitglieder -> Mitgliederpflege" werden den einzelnen Mitgliedern Gruppen zugeordnet. Damit sind diese Mitglieder automatisch potentielle Teilnehmer eines Termins.
Gruppenreservierungen
Mitglieder, die über eine Gruppenreservierung unter "Veranstaltungen -> Reservierungen -> Gruppen-Reservierungen" sich in einem Termin eingetragen haben, sind logischerweise ebenfalls potentielle Teilnehmer eines Termins.
Mitglieder als Gäste
Es können beliebige Mitglieder als Teilnehmer selektiert und eingetragen werden. Diese Mitglieder werden dann als "Gäste" gekennzeichnet.
Externe Gäste
Beliebige Personen können mit Namen als Teilnehmer eintragen lassen. Hierüber lassen sich "Schnuppertrainings" einfach kontrollieren.

Abruf der Terminliste

Hierzu kann die Liste der Termine nach Datum, Gruppe, Ort und Betreuer eingeschränkt werden.
Wenn dem aktuellen Benutzer in seinem Benutzerstammsatz eine Betreuerrolle zugeordnet wurde, wird keine Betreuerauswahl angeboten und es werden nur die Termine dieses Betreuers angezeigt.
Nach Auswahl des Termins wird die potentielle Teilnehmerliste angezeigt. Durch Anklicken wird die Teilnahme bestätigt (wird grün), erneutes Anklicken widerruft diese. Die Eintragungen werden sofort in der Datenbank vorgenommen, ein "Speichern" ist nicht notwendig.

Eintragen von Gästen

Des weiteren können Mitglieder als "Gast" der Gruppe zugeordnet werden, d.h. sie nehmen an der Gruppe teil, obwohl sie noch nicht der Gruppe zugeordnet sind (z.B. um ein "Schnuppern" zu ermöglichen). Hierzu kann im Feld Mitgliedsname die Anfangsbuchstaben des Vor- oder Nachnamens oder die Mitgliedsnummer eingegeben werden und es erfolgt die Anzeige eine Liste von möglichen Mitgliedern. In dieser kann auch mit den Cursortasen navigiert oder mit Enter bestätigt werden. Durch Drücken des Buttons "Hinzufügen Mitglied" wird das Mitglied in die Liste aufgenommen. Ein erneutes Antippen löscht oder setzt die Teilnahme des Gastmitglieds wieder. Gäste, die auf "nicht teilgenommen" stehen, erscheinen bei einem Neuladen der Seite nicht mehr.

Außerdem können externe Gäste hinzugefügt werden. Hierzu wird der Name des Gastes in das Feld Gast eingetragen und der Button "Gast hinzufügen" gedrückt. Er erscheint in der Liste mit der Kennzeichnung "(ext. Gast). Ein erneutes Antippen löscht oder setzt die Teilnahme des Gastmitglieds wieder. Externe Gäste, die auf "nicht teilgenommen" stehen, erscheinen bei einem Neuladen der Seite nicht mehr!

Kontingente

Im System können Kontingente eingerichtet werden, d.h. ein Mitglied hat nach Zuordnung zu einer Gruppe und Beitragsgruppe ein Stundenkontingent zur Verfügung. Mit Hilfe der Zutrittskontrolle und den Teilnehmerlisten wird dokumentiert, wenn ein Mitglied teilgenommen hat und das zugehörige Kontingent wird um die Dauer der Teinahme verringert. Das Restkontingent ist im Mitgliedstammsatz sichtbar.
In den technischen Parametern wird die Kontingentnutzung eingeschaltet. In den Tarifen wird für jede Beitragsgruppe ein Kontingent hinterlegt. Die Kontingentverwaltung ist nur dort aktiv, wo ein Kontingent eingetragen ist.

Zusammenspiel mit Gruppenreservierungen

Mitglieder können sich für Gruppen in den Gruppenreservierungen einen Platz reservieren. Wenn ein Mitglied reserviert hat, wird dies in der Teilnehmerliste durch einen grünen kleinen Hinweis "Res." angezeigt. Der Trainer/Betreuer kann also sehen, wer reserviert hat und wer nicht.

Anzeige von Zusatzinformationen

Für die Anzeige kann ein zusätzliches Feld aus den Zusatzfeldern im Mitgliederstamm in den "Systemeinstellungen -> Allg. Parameter -> DVS/Vorgabewerte" im Punkt "Zusatzfeld für Teilnehmerliste" konfiguriert werden. Wenn ausgefüllt, wird der Inhalt dieses Feldes unter dem Mitgliedsnamen angezeigt. Das Feld wird auch für hinzugefügte interne Gäste angezeigt.

Benutzerrechte

Für die Nutzung der Teilnehmerliste ist das Rechte "Pflege Teilnehmerlisten" notwenidg. Wenn der Benutzer mit einem Beteuerprofil verknüpft ist, kann der Benuzer nur die dem Betreuer zugeordnetet Gruppen editieren. Alle anderen sind dann für diesen Benutzer nicht sichtbar. Für die Auswertung ist das Recht "Auswertung Teilnehmerlisten" in der Benutzerolle notwendig.

Hinweis zur Nutzung in Pandemielagen

Durch die Pflege des eines Impf-/Genesenen-Nachweises in einem Zusatzfeld im Mitgliedsstammsatz kann der Trainer/Betreuer informiert werden, ob das Mitglied zum Training zulassen werden darf oder ob z.B. ein aktueller Test vorgelegt werden muss bzw. nur eine gewisse Anzahl nicht getesteter/genesender Teilnehmer eingelassen werden dürfen. Über das Gruppenreservierungssystem kann zusätzlich eine Voranmeldung mit Mengenbegrenzung der Nutzung des Angebots durchgeführt werden.

Auswertung

Die Auswertung ist unter dem Punkt Veranstaltungen - Auswertung Teilnehmerlisten verfügbar.