Einstellungen DVS / System-Vorgabewerte

Einstellungen Dokumentenverwaltung (DVS)

Es ist zu beachten, dass die Nutzung der Dokumentenverwaltung kostenpflichtig ist (s. Preisliste). Durch die Auswahl von Dokumentarten zur Speicherung wird die Dokumentenverwaltung automatisch aktiviert.

Eingabefeld(er)	Bedeutung
Archivierungs-Dokumentart Rechnungen	Bei der Erstellung von Rechungen können diese automatisch in der Dokumentenverwaltung (DVS) archiviert werden. Der Zeitpunkt der Archivierung ist das Setzen des Rechnungsstatus auf "abgerechnet". Dabei wird ebenfalls automatisch ein Objektlink zwischen dem Dokument und dem Mitglied bzw. Geschäftspartner erstellt.
Archivierungs-Dokumentart Mahnungen	Bei der Erstellung von Mahnungen aus der Offenen Posten Liste heraus können die entstehenden Mahnungen automatisch in der Dokumentenverwaltung (DVS) archiviert werden. Dabei wird ebenfalls automatisch ein Objektlink zwischen dem Dokument und dem Mitglied erstellt.
Archivierungs-Dokumentart Buchhaltungsbelege	Durch die Selektion einer Dokumentart wird die Funktion automatisch aktiviert. In der "Buchen"-Funktion erscheint eine Uploadmöglichkeit einer Datei, die man auf dem lokalen Rechner selektiert.
Archivierungs-Dokumentart Spendenbestätigungen	MGVO archiviert Ihre Spendenbestätigungen automatisch mit Hilfe der Dokumentenverwaltung. Leden Sie hierzu eine Dokumentart an und referenzieren Sie sie hier. Damit ist die Archivierung eingeschaltet.
Dokumentart zur Abrechungsarchivierung	Bei der monatlichen Abrechnung der Mitgliederkonten wird zum einen eine Datenaustauschdatei zum Lastschrifteinzug und eine PDF-Datei zur Dokumentation der Abrechnung generiert und automatisch an den Kassenwart gesendet. Um diese Dokumente zentral aufzubewahren, können sie zusätzlich in der Dokumentenverwaltung abgelegt werden. Hierzu muss eine passende Dokumentart angelegt (oder eine vorhandene verwendet) und die Berechtigungen hierfür in den Benutzerrollen eingetragen werden. Anschließend kann diese Dokumentart hier selektiert werden. Sobald eine Dokumentart selektiert wird, ist die Archivierung dieser Dokument eingeschaltet.
Dokumentart für Passbilder	Durch das Auswählen einer Dokumentart zur Speicherung von Passbildern werden in der Mitgliedermaske das Feld "Passbilddatei" und die Anzeige des Passbildes selbst aktiviert. Wir empfehlen Ihnen eine eigene Dokumentart für die Passbilder anzulegen. Um diese Dokumentart auch über die Dokumentenverwaltung direkt zu pflegen, muss die Berechtigung für die Dokumentart wie üblich an die Benutzerrollen und/oder die Benutzer vergeben werden.
FTP Dokumentart, FTP-Schlüssel	Um automatisch Dokumente in der Dokumentenverwaltung zu speichern, können Sie diese per File Transfer (FTP) an den MGVO-Server senden. Der Dateiname muss dabei einen bestimmten Aufbau haben, so dass die Dokumente korrekt zugeordnet werden können. Zur Aktivierung der Funktion für Ihren Verein selektieren Sie hier eine Dokumentart, die bei der Anlage von Dokumenten aus der FTP-Inbox verwendet wird. Desweiteren muss ein Schlüssel für den Verein eingegeben werden, der hier angezeigt wird. Dieser Schlüssel besteht aus der Vereinsnummer plus eine angehängte Prüfziffer zur Sicherheit. Bei der Übertragung von Dateien auf den zentralen FTP-Account muss der Dateiname mit diesem Schlüssel beginnen, wobei er von anderen Buchstaben oder Ziffern mit dem Unterstrich "_" abgegrenzt sein muss. Der FTP-Schlüssel müssen durch Unterstrich "_" oder Leerzeichen (" ") von den anderen Teilen des Dateinamens abgegrenzt werden. Wenn das System das Dokument nicht einordnen kann (Prüfziffer des FTP-Schlüssels fehlerhaft oder keine Dokumentart selektiert), wird das Dokument gelöscht. Gültiger Beispielname: "26765_Antrag_Müller.pdf" Ziel: Verein 2676, Dokument: "Antrag Müller". FTP-Server: ftp.mgvo.de Bitte melden Sie sich über eine Supportmeldung, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten. In diesem Fall wird für Ihren Verein ein FTP-Zugang eingerichtet und die Zugangsdaten hier angezeigt. Der bisherige "Anonymous FTP"-Zugang wird nicht mehr unterstützt.
Dokumentart Mailattachments	Attachments werden grundsätzlich nicht langfristig archiviert, da dies eine sehr große Speicherkapazität in Anspruch nehmen würde und i.d.R. sind die Attachments bekannt bzw. können jederzeit reproduziert werden. Im Fall von systemseitig generierten Attachments ist dies nur umständlich möglich. Durch Auswahl einer Dokumentart wird die automatische Archivierung der Attachments in der Dokumentenverwaltung eingeschaltet. Die Dokumente können jederzeit in der Dokumentenverwaltung gelöscht werden, um das Archiv zu bereinigen.
Mitgliederbereich: Dokumentart für Bibliothek und Überschrift	Durch Selektion einer Dokumentart wird das Bibliotheks-Homepageprogramm aktiviert. In dem Feld Überschrift kann eine beliebige Überschrift für die Bibliothek eingetragen werden.
Dokumentart Tierbilder	In der Spezialanwendung "Tierschutz" können Tiere zur Vermittlung verwaltet werden. Hierfür wird hier die zu verwendende Dokumentart eingestellt.
Früheste Kalenderzeit	In den Kalenderdarstellungen mit Zeitskala wird hier die früheste Kalenderzeit eingestellt. Wenn es Termine geben sollte, die aus dem Rahmen fallen, wird dies im Kalender kenntlich gemacht.
Späteste Kalenderzeit	Späteste in den Kalendern dargestelle Zeit
Zusatzfeld für Teilnehmerliste
In der Funktion "Veranstaltungen -> Teilnehmerlisten -> Teilnehmerlisten" wird für jeden poteniellen Teilnehmer ein Button eingeblendet, der zur Bestätigung der Teilnahme gedrückt wird. Ein frei definierbares Zusatzfeld kann als zusätzliche Information unterhalb des Namens eingeblendet werden. Dies ist beispielsweise während der Corona-Zeit nützlich, um den Impfstatus einzublenden. Dahinder kann gekennzeichnet werden, ob der Name des Zusatzfeldes vor die Info gesetzt werden soll, um un geübten Nutzern des Systems noch eine Erklärung mitzugeben.
Briefvorlage	Durch Auswahl der Briefvorlage wird das Layout der Briefe und E-Briefe beeinflusst. Sie wählen zwischen zwei verschiedenen Breiten des Textkörpers und drei Schriftgrößen. Die schmale Variante des Textkörpers eignet sich zum Einfügen eines Briefkopfes, der auf der rechten Seite zusätzliche Informationen darstellt, wie Adressen oder Namen beispielsweise.
Mitgliedsnr. für E-Brief Voransicht	Um bei der E-Brief Voransicht einen definierten Datensatz mit möglichst vollständig gefüllten Feldern zu haben, kann hier dieser Mitgliederstammsatz ausgewählt werden. Immer, wenn ein E-Brief an Gruppen oder an eine Mitgliederliste gesendet wird, wird dieser Datensatz bei der Voransicht verwendet.
Vorlage Mitgliederausweis	Die Funktion "Mitgliederausweise" druckt nur Feldinhalte an bestimmte Positionen des Ausweises. Die grafische Gestaltung des Ausweises geschieht durch externe Programme. Die hier benötigte Vorlage wird auf die Größe skaliert, welche die Norm ISO 7810 vorgibt. Die Vorlage sollte zumindest das gleiche Seitenverhältnis wie der spätere Ausweis haben, so dass eine Skalierung keine Verzerrung ergibt. Die Maße sind: 85,60 mm × 53,98 mm.
Etikettsorte Ausweisdruck	Es stehen mehrere Etikettsorten zur Auswahl. Beim Ausweisdruck wird auch der Druck auf Visitenkartenvorlagen durchgeführt. Aus diesem Grund stehen die Formate Avery C32011-10 bzw. Sigel Visitenkarten LP798 zur Verfügung.
Etikettsorte	Für den Etikettdruck stehen verschiedene Etikettsorten zur Verfügung. Es gibt hier keine Fixierung auf bestimmte Marken, sondern lediglich verschiedene Etikettgrößen. Hinweis: Beachten Sie beim Druck, dass die Ausgabeskalierung ausgeschaltet ist, andernfalls kommt es zu Verschiebungen auf dem Blatt.
Bild für Bondrucker	Beim Einsatz der Registrierkassenfunktion wird bei jedem zu druckenden Bon ein Bild auf den Bonkopf gedruckt. Dieses Bild wird hier hochgeladen.
Verbandsnummer-Schablone	Durch Eingabe einer Generierungsschablone wird das Feld Verbandsnummer automatisch zu einem Anzeigefeld ohne Änderungsmöglichkeiten. Das System übernimmt hierbei automatisch die Generierung eines eindeutigen Schlüssels mit Hilfe der hier angegebenen Schablone. Folgende Steuerschlüssel sind möglich: "g": das zweistellige Geburtsjahr, z.B. "74" "G": das vierstellige Geburtsjahr, z.B. "1974" "e": das zweistellige Eintrittsjahr, z.B. "04" "E": das vierstellige Eintrittsjahr, z.B. "2004" "1": das Zusatzfeld 1 "2": das Zusatzfeld 2 "3": das Zusatzfeld 3 "4": das Zusatzfeld 4 "5": das Zusatzfeld 5 "n": eine laufende zweistellige Nummer, um die Verbandsnummer eindeutig zu machen "m": eine laufende dreistellige Nummer, um die Verbandsnummer eindeutig zu machen "o": eine laufende vierstellige Nummer, um die Verbandsnummer eindeutig zu machen Die generierten Nummern zur eindeutigen Nummerierung des Mitglieds müssen aus technischen Gründen immer an das Ende der Verbandsnummer gehängt werden. Beispiel: "1gem" erzeugt beispielsweise "X7404012" als Verbandsnummer.
Kostenumlage: Nutzer-ID und -name	Die Umlage von Kosten basiert i.d.R. auf einem Miet-, Pacht- oder Nutzungsverhältnis, bei dem Gemeinkosten auf die Teilnehmer anteilig umgelegt werden. Um diesen unterschiedlichen Verhältnissen Ausdruck zu geben, kann hier die Nomenklatur dementsprechend angepasst werden. Wenn hier nichts eingetragen wird, werden die Begriffe "Mitglied" und "Mitgliedsname" verwendet.