Vorgehen bei der SEPA-Einführung



Externe Lektüre


Es wurden von verschiedenen Bankinstituten Lektüren veröffentlicht, welche das Verfahren und und die Einführung des Verfahrens beschreiben. Sie finden hier eine kleine Auswahl dieser Dokumente:


Gläubiger-ID


Um das SEPA-Verfahren nutzen zu können, muss eine sog. Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank oder einer anderen Zentralbank beantragt werden. Dies geschieht in einem Online-Verfahren. Die so erhaltene Nummer wird in den zentralen Rechnungsdaten ("System -> IBB Solutions Kontakt -> Zentrale Rechnungsdaten") eingetragen. Ab diesem Zeitpunkt generiert MGVO gültige XML-Dateien, die in den Onlinebanking-Programmen oder über die Webzugänge der Banken eingereicht werden.

Beantragung bei Ihrer Hausbank


Setzen Sie sich mit Ihrer Hausbank in Verbindung und beantragen Sie die Teilnahme am SEPA-Verfahren. Diskutieren Sie auch die technische Plattform zur Übertragung der Daten. Eine Einreichung per Diskette wird es nicht mehr geben. Ihre Bank stellt Ihnen entweder einen Online-Zugang zur Verfügung oder Sie verwenden eine Banking-Software, die das SEPA-Verfahren unterstützt und an das Rechenzentrum der Bank per Internet die Daten überträgt.

IBAN Verwendung


Der wesentliche Vorteil des SEPA-Verfahrens ist die internationale Nutzbarkeit im EU-Raum.
Bei Mitgliedern, die ein ausländisches Konto haben, kann die IBAN direkt eingegeben werden. Das System erkennt automatisch das Land des Kontos und leitet daraus das Konto und BLZ ab, sofern es sich um Konten in Deutschland, Österreich und der Schweiz (DACH) handelt.
Wenn BLZ/Kontonr. eingegeben werden, generiert MGVO automatisch eine IBAN, sofern es sich um DACH-Konten handelt. Bei der Eingabe von deutschen Kontendaten findet zusätzlich automatisch eine Prüfung der Kontonummer nach dem Prüfzifferverfahren statt.
Kontodaten aus anderen Ländern geben Sie direkt als IBAN ein, das System erkennt, dass keine Bankinformationen in der Datenbank abgelegt sind und öffnet das "BIC"-Feld für eine manuelle Eingabe.
In der SEPA-Anfangszeit werden BLZ, Kontonr. und IBAN/BIC parallel verwendet, zukünftig wird die IBAN alleine ausreichen.

Datenkontrolle


Kontrollieren Sie unbedingt Ihren Mitgliederbestand mit Hilfe der "Finanzen -> Mitgliederabrechnung -> Kontenfehlerliste".
Für alte, auslaufende Bankleitzahlen wurden keine BICs seitens der Bundesbank vergeben, somit können daraus keine SEPA-Lastschriften generiert werden. Diese Bankverbindungsdaten müssen rechtzeitig vor 2014 ersetzt werden, sonst können keine Einzüge von diesen Konten gemacht werden.
In MGVO wird die IBAN automatisch nach dem Standardverfahren generiert. Dies ist ein komfortables Hilfsmittel, deren Korrektheit seitens IBB Solutions nicht garantiert werden kann. Es gibt eine Reihe von Sonderregeln für Spezialkonten, die eine abweichende IBAN zur Folge haben. Diese Sonderkonten werden derzeit nicht bei der Generierung berücksichtigt, da es sich um Spenden- und andere Sonderkonten von Großorganisationen handelt, die als Mitgliederkonten normalerweise keine Rolle spielen. Im Zweifelsfall ist die korrekte IBAN beim Mitglied zu erfragen.

Mandatsverwaltung


Mandatsreferenz


Als Mandatsreferenz wird bei den Mitgliedern die Mitgliedsnummer und das vorangestellte Kürzel "mg" verwendet, also z.B. "mg4711" für das Mitglied mit der Mitgliedsnummer "4711". Bei Änderung der Kontoverbindung generiert MGVO automatisch eine neue Mandatsreferenz durch Anhängen von laufenden, dreistelligen Nummern, z.B. mg1234.001.

Datum der Mandatserteilung


Das Datum der Mandatserteilung muss dokumentiert werden. Dies ist bei Eintritten im Verein i.d.R. das Eintrittsdatum. Dies wird auch von MGVO verwendet, falls keine andere Angabe gemacht wurde.
Weiterhin kann das Datum der Mandatserteilung in einem eigenen Feld eingetragen werden.
Die dritte Möglichkeit ergibt sich aus Vereinen die bisher per DTAUS-Verfahren die Lastschriften eingezogen haben. Hier wird es gestattet die bisherige Einzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat umzudeuten. Das geschieht durch eine Ankündigung an die Mitglieder (Prenotification, siehe weiter unten). Das Datum der Ankündigung ist als Umdeutungsdatum im System in den Finanzparametern zu dokumentieren.
Das Datum der Mandatserteilung ist demnach nur einzutragen, wenn sich die Bankverbindung des Mitglieds während seiner Mitgliedschaft ändern sollte.

Vorinformation an die Mitglieder (Prenotification)


Vor dem ersten Einzug per SEPA-Verfahren sind die Mitglieder vor der Abbuchungen zu informieren. Dies wird Prenotification genannt.

Prenotification für neue Mitglieder


Diese Prenotification muss vor jeder Einmallastschrift und einmalig bei regelmäßigen Lastschriften bei der Umstellung auf das SEPA-Verfahren gemacht werden.
Dies erreichen Sie z.B. durch den Versand von Eintrittsbriefen, in denen die notwendigen Angaben, also Gläubiger-ID, Mandatsreferenznr., Beitragshöhe, Datum der nächsten Lastschrift und Angaben über die Wiederholung (Zahlweise) gemacht werden müssen.
In den "System -> Basiseinstellungen -> Allg. Parameter", Finanzparametern finden Sie das Feld "Zusatztext Lastschrift", in das Sie díesen Ankündigungstext einfügen können. Bitte beachten Sie dazu die spezifische Dokumentation.

Prenotification für bestehende Mitglieder


Die Form dieser Ankündigung ist nicht vorgeschrieben, was Ihnen die Wahl des Mediums überlässt.

Fristen der Prenotification


Die Prenotification muss 14 Tage vor dem Einzugstermin stattfinden. Da dies jedoch nicht unbedingt mit dem kommenden Abbuchungstag in MGVO harmoniert, sollten Sie eine abweichende Prenotification-Zeit auf dem Mitgliedsantrag als Vertragsbestandteil bekannt geben. Die Zeit kann so auf zwei Tage reduziert werden.
Die Prenotification ist eine rechtliche Anforderung, die durch die Banken nicht geprüft wird, sie hat deshalb keine Auswirkung auf die technische Durchführung der Lastschrift.

Platzhalter für die MGVO-Nachrichten


Sie erhalten alle notwendigen Daten als Variable für Ihre Nachrichten.
Für das SEPA-Verfahren relevante Variablen sind:
  • BLZ: <blz>
  • Konto: <konto>
  • IBAN: <iban>
  • BIC: <bic>
  • Bankname: <bankname>
  • SEPA Gläubiger-Identifikationsnummer: <sepa_cdid>
  • SEPA Mandatsreferenz: <sepa_mndid>
  • Nächster Abbuchungstermin (Lastschrift): <nextlsdat>
  • Zahlweise (Langtext): <zahlweise_lt>


Einreichungsfristen


Bei der Einreichung der Erstlastschrift ist eine Frist von sechs Arbeitstagen (fünf Tage laut SEPA-Regularien plus ein Tag Banklaufzeit) und bei der Einreichung einer Folgelastschrift von drei Arbeitstagen (zwei Tage laut SEPA-Regularien plus ein Tag Banklaufzeit) einzuhalten ist. Damit ist die Zeit zwischen der Einreichung und der Kontenbelastung und damit auch Gutschrift gemeint. Sie erhalten also Ihr Geld immer mit einer Verzögerung von mindestens drei Tagen.
Ab der automatischen Generierung der Lastschriften und damit auch der SEPA XML-Datei(en) läuft diese Frist. MGVO addiert diese Frist also auf das Einreichungsdatum. Um die Frist jedoch einzuhalten muss am Generierungstag die Datei auch eingereicht werden.
Beispiel 1: Sie haben den 16. eines Monats zur Generierung der Lastschriften eingestellt. Am 16. (Beispiel Dienstag) wird die SEPA XML-Datei generiert, das System addiert drei Arbeitstage (Beispiel Folgelastschrift) dazu, um das Valuta-Datum zu ermitteln. Sie reichen die Datei am gleichen Tag ein, die Gutschriften erfolgen am 19. (Freitag).
Beispiel 2: Sie haben auch den 16. eingestellt. Diesmal ist das ein Samstag. MGVO errechnet nun als Gutschrifttag den Donnerstag, den 21. Sie reichen am Montag, den 18. die Datei ein und am 21. werden die Beträge gutgeschrieben.

Um hierfür etwas mehr Zeit zu gewinnen, haben wir den Parameter "Zusätzliche SEPA-Vorlaufzeit" eingeführt, der in den Finanzparametern eingebbar ist.
Wenn Sie dort z.B. zwei Tage eingeben, erhalten Sie Ihre Gutschriften zwar zwei Tage später, jedoch haben Sie auch zwei Tage mehr Zeit für die Einreichung.
Eine ungültig gewordene SEPA-Datei kann von Ihrer Bank abgewiesen werden. In MGVO gehen Sie auf "Finanzen -> Finanzlisten -> Liste Sammelbuchungen", löschen die betroffene Sammelbuchung und lösen eine "Finanzen -> Mitgliederabrechnung -> Manuelle Abrechnung (Kontoeinzug)" aus. Damit erhalten Sie erneut eine SEPA-Datei zur Einreichung, die allerdings wieder mit einer Verzögerung der Gutschriften verbunden ist.

Erst- oder Folgelastschrift


Aus Bankkreisen wurde uns mitgeteilt, dass die deutschen Banken die Unterscheidung zwischen Erst- und Folgelastschriften nicht treffen und dies auch nicht gepfüft wird. Damit möchte man diesen Nachteil gegenüber dem alten DTAUS-Verfahren minimieren. In anderen SEPA-Ländern, wie z.B. Österreich, wird diese Unterscheidung jedoch getroffen und geprüft. Aus diesem Grund können Sie in den Finanzparametern einstellen, ob das System diese Unterscheidung bei der Erstellung von SEPA-Dateien treffen soll.
Wenn das System die Unterscheidung zwischen Erst- und Folgelastschrift treffen soll, wird folgenden Verfahren angewandt:
Zunächst tragen Sie in den Finanzparametern das Datum ein, an dem Sie Ihre erste SEPA-Sammellastschrift vom System generieren lassen. Das System prüft zukünftig mitgliedersweise, ob bereits eine SEPA-Lastschrift stattgefunden hat oder nicht. Es werden daraufhin zwei SEPA-XML-Dateien mit unterschiedlichen Vorlaufzeiten generiert. Neumitglieder landen somit in der Erstlastschrifendatei, die älteren Mitglieder in der Folgelastschriftdatei.
Dieser erste Termin für die SEPA-Lastschrift muss identisch sein mit dem Abrechnungstag, den Sie in den Beitragsparametern festgelegt haben, ergänzt als vollständiges Datum.
Beispiel: Abrechnungstag: 6., Sie tragen dann den 6.12.2013 als ersten SEPA-Abrechnungstag ein, wenn Sie ab Dezember 2013 mit SEPA anfangen.