Gruppen

Was sind Gruppen?

Eine Gruppe ist in MGVO ein universelles Instrument, um

1. Mitglieder in irgend einer Form zu gruppieren, z.B. als gemeinsame Adressaten in Mailings
2. Über die Zuordnung der Gruppen Beitragstarife zuzuordnen
3. Die Beziehung zwischen Betreuer (Trainer) und Mitgliedern indirekt festzulegen
4. Den Fortschritt der Beitragszahlungen über Daten zu dokumentieren (sas berechnet-bis Datum)
5. Ein- und Austritte in Gruppen (Mannschaften usw.) zu dokumentieren (durch Ein- uns Austrittsdatum pro Gruppe)
6. ein Objekt zu reprasentieren, für das eine Kostenumlage gemacht wird (z.B. eine Kleingartenparzelle oder Mietwohnung)

Verknüpfung zu Beiträgen

Wenn eine Gruppe zur Beitragsberechnung verwendet wird, zeichnet sie sich auch dadurch aus, dass sie eine einheitliche Beitragsstruktur hat, also einem Tarif zugeordnet ist.

Status Mitgliedschaft (Passive Mitgliedschaft)

Die Eigenschaft aktive oder passive Mitgliedschaft wird durch die Gruppenzuordnung festgelegt. Wenn dem Mitglied eine oder mehrere Gruppen mit "Status Mitgliedschaft" = "passiv" und gleichzeitig keine Gruppen mit "Status Mitgliedschaft" = "aktiv" zugeordnet sind, dann gehört das Mitglied zu den passiven Mitgliedern.
Umgekehrt gehört ein Mitglied zu den aktiven Mitgliedern, wenn es mindestens einer Gruppe mit "Status Mitgliedschaft" = "aktiv" zugeordnet ist.
Ein Mitglied ohne Gruppenzuordnung ist ebenso ein passives Mitglied. Beipiel:
Ein Mitglied wird den Gruppen "Herrenmannschaft" und "Fördermitglied" zugeordnet. "Herrenmannschaft" hat den "Status Mitgliedschaft" = "aktiv" und "Fördermitglied" hat den "Status Mitgliedschaft" = "passiv". Damit gehört das Mitglied zu den aktiven Mitgliedern. Ein anderes Mitglied ist nur der Gruppe "Fördermitglied" mit den "Status Mitgliedschaft" = "passiv" zugeordnet. Damit ist es ein passives Mitglied.

Status (der Gruppe)

Der Status der Gruppe legt die Verwendbarkeit der Gruppe fest. Sobald eine Gruppe inaktiv ist, kann sie nicht mehr einem Mitglied zugeordnet werden. Dadurch können nicht mehr benötigte Gruppen gekennzeichnet werden, ohne sie löschen zu müssen. Das Löschen von Gruppen sollte nur in Ausnahmefällen geschehen, da beispielsweise noch Trainer-Abrechnungsdaten vorliegen, die sich auf eine nicht mehr aktive Gruppe beziehen.

Beitragseinzug bei Vereinen ohne Gruppen

In vielen Vereinen hängt die Erbringung von Beiträgen nicht mit einer Gruppenzuordnung zusammen. In diesem Fall bietet es sich an eine Gruppe "Mitglieder" mit Zuordnung zu dem Standard-Beitragstarif zu kreieren und alle zahlenden Mitglieder dieser Gruppe zuzuordnen. Die weitere Zuordnung der Mitglieder zu beliebigen anderen Gruppen ist selbstverständlich weiterhin möglich.

Die Liste aller Gruppen kann durch Selektion eines Betreuers, eines Suchbegriffs und eines Wochentags eingeschränkt werden. Wenn die Selektionsfelder leer bleiben, werden alle Gruppen angezeigt. Bei der Eingabe eines Suchbegriffs werden Gruppenbezeichnung, Gruppenbeschreibung (Langtext) und Kategoriebezeichnung in Form einer Volltextsuche durchsucht. Es ist darüber hinaus auch die Selektion mit Wildcard ('*') möglich. Bei Selektion eines Wochentags werden nur die Gruppen selektiert, die an dem jeweiligen Wochentag trainieren und die Liste wird automatisch nach Startzeit der Trainings sortiert.

In der Übersicht der Gruppen werden neben Kategorie, Bezeichnung auch eingepflegte Trainingszeiten und zugeordnete Betreuer anzeigt.

In der letzten Spalte der Tabelle erscheint der Link "Löschen" nur dann, wenn die Gruppe keinem Mitglied zugeordnet wurde, wenn eine Zuordnung erfolgt ist, kann die Gruppe nicht mehr gelöscht werden.

Eingabefelder der Maske:

Eingabefeld(er)	Bedeutung
Gruppen-ID	Eindeutiger Bezeichner der Gruppe. Kann später nicht mehr geändert werden.
Bezeichnung	Bezeichnung (Name) der Gruppe.
Beschreibung	Ausführliche Beschreibung der Gruppe. Der Text wird auf der Homepage angezeigt.
Interne Notizen	Arbeitsnotizen, die nicht veröffentlicht werden.
Kategorie	Zuordnung zu einer Kategorie.
Tarif	Zugeordneter Tarif. Wenn durch die Zuordnung Mitglied -> Gruppe eine Beitragszahlung verbunden sein soll, muss ein Tarif zugeordnet sein.
Buchen als	Normalerweise ist der Eintrag "Mitgliedsbeitrag" korrekt. Da man das Gruppenkonstrukt jedoch auch für die Abrechnung anderer Leistungen, wie z.B. den Bezug einer Vereins- oder Verbandszeitschrift nutzen kann, ist es sinnvoll und notwendig, eine solche Leistung mit einem anderen Buchungsvorgang auf dem Mitgliedskonto zu buchen. Dies setzt sich auch in dem Text der Lastschrift fort. Dort kann das Mitglied zwischen Beiträgen und anderen Leistungen unterscheiden.
Status Mitgliedschaft	Siehe oben
Status	Siehe oben
Monatl. Sonderabrechnung	Für jedes Mitglied ist im Stammsatz einzustellen, in welchem zeitlichen Zyklus die Beitragsabrechnung erfolgen soll. Bei Gruppen mit besonders hohen Beiträgen, die z.B. mit besonderen Leistungen an die Mitglieder verbunden sind, lassen sich diese individuell eingestellten Zyklen übersteuern. Wenn also das Merkmal ausgewählt wurde, wird die Gruppe in jedem Fall monatlich abgerechnet, unabhängig von der Einstellung im Mitgliederstammsatz.
Einmalabrechnung	Wenn dieses Steuerungsfeld angekreuzt ist, wird für die Gruppenteilnahme nur einmal ein Beitrag erhoben. Das berechnet-bis Feld wird automatisch auf das Datum 31.12.2999 gesetzt, so dass eine weitere Berechnung nicht mehr in Frage kommt. Die infrage kommenden Beitragsgruppen müssen den Beitrag in der Spalte "einmalig" in der Tarifpflege gefüllt haben.
Kursdauer von, bis	Hier können Beginn- und Endedatum eingegeben werden, wenn es sich bei der Gruppe um einen zeitlich begrenzten Kurs o.ä. handelt, der typischerweise als Einmalabrechnung abgerechnet wird.
Arbeitsstundenaktivierung	In den Beitragswesen-Parametern können Sie einstellen, dass nur Mitglieder bestimmter Gruppen Arbeitsstunden zu leisten haben. Um diese Einstellung für die einzelne Gruppe zu aktivieren ist hier ein Häkchen zu setzen.
Sichtbar im Mitgliedsantrag	Durch Setzen dieses Schalters wird die Sichtbarkeit der Gruppe im Mitgliedsantrag gesteuert.
Gruppen-Terminkalender	Die Belegungstermin, die in der Gruppenmaske eingebbar sind, dienen zur Erstellung eines Belegungsplans und sagen nichts über das tatsächliche Stattfinden eines Termins aus. Um die tatsächlichen (Trainings-)zeiten zu erfassen und darüber hinaus noch Reservierungen möglich zu machen, können Gruppen-Terminkalender verwendet werden.
Buchungskapazität	Um Reservierungen in den Kalendern möglich zu machen, ist hier eine maximale Buchungskapazität einzugeben. Das ist i.d.R. die maximale Anzahl Personen, die in einem Termin möglich sind.
max. Reservierungsgröße	Bei den Gruppen-Reservierungen kann ein einzelnes Mitglied beispielsweise für einen Partner mitreservieren. Um diese Reservierungsmöglichkeit zu begrenzen, kann hier eine maximale Anzahl vorgegeben werden.
Buchungs-Vorauszeitraum (Tage)	Auch der Zeitraum, in der eine Buchung stattfinden kann, kann hier zeitlich begrenzt werden.
Anonyme Reservierung	Wenn die anonyme Reservierung eingeschaltet ist, sehen andere Teilnehmer keine Namen, sondern nur die Anzahl weiterer Reservierungen
Farbe im Belegungsplan/Kalender	In den Ortsbelegungsplänen oder Kalendern werden die Farben der Einträge automatisch und willkürlich ermittelt. Wenn Sie den Farben jedoch eine Semantik geben möchten, können Sie in der Gruppenpflege den einzelnen Gruppen Farben direkt zuordnen. Die eingestellten Farben erscheinen dann so als Hintergrundfarbe in den Belegungsplänen.
Kalenderdarstellung	Bei der Ausgabe des tabellarischen Kalenders können hier die angezeigten Felder geändert werden.
Sichtbar auf Homepage	Die vorhandenen Homepageprogramm erzeugen eine Liste der Gruppen. Die bisherige Handhabung war so, dass nur Gruppen angezeigt worden sind, die eingepflegte Belegungszeiten besaßen. Das wird weiterhin so gehandhabt, wenn die Auswahl hier auf "automatisch" festgelegt ist. Wenn eine Gruppe auch ohne diese eingepflegten Zeiten sichtbar sein soll, kann dies mit "ja" übersteuert werden, wenn sie auf keinen Fall erscheinen soll, ist "nein" zu wählen.
Altersstufe(HP)	Altersmerkmale zur Selektion von Gruppen. Z.B.: "Kinder;Jugend". Die MGVO-API gestattet die Selektion.
Leistungsstufe (HP)	Leistungsmerkmale zur Selektion. Z.B.: "Breitensport;Turniersport
Kategorie (HP)	Weitere Merkmale zur weiteren Kategorisierung und Selektierung der Gruppen. Z.B.: "Latein;Schulsport"
Tag	Wochentag, an dem das Training stattfindet.
Startzeit	Startzeit des Trainings.
Endzeit	Endzeit des Trainings.
Turnus	Turnus (täglich, wöchentlich, 14-tägig, monatlich).
Ort	Trainingsort
Betreuer	Name des Betreuers. Kann nur gepflegt werden, wenn die Gruppe bereits angelegt ist und Betreuer über die Betreuerzuordnung gepflegt wurden.
Co-Betreuer	Name des Co-Betreuers. Kann nur gepflegt werden, wenn die Gruppe bereits angelegt ist und Betreuer über die Betreuerzuordnung gepflegt wurden.

Sondernutzung Kostenumlage

Die Nutzung von Gruppen als Kostenumlage-Objekt wird in dem Kapitel Kostenumlage erläutert.