Mit der Generierung einer Lastschrift wird immer ein Ausgleich eines Mitgliederkontos vorgenommen. Aus diesem Grund werden u.U. verschiedenartige Beträge, mit denen das Mitgliedskonto belastet ist, zusammengefasst.
Beispielsweise wurde ein Mitgliedsbeitrag gebucht, zwei Veranstaltung abgerechnet (Bezahlung von Eintrittskarten) und Arbeitsstunden wurden abgerechnet. Somit setzt sich der Lastschriftbetrag aus vier Teilbeträgen zusammen. Das System bildet hierfür Teilsummen anhand der Summenvariablen der Buchungsvorgänge (Siehe "System -> Einstellungen Finanzen -> Buchungsvorgänge"). In diesem Beispiel werden also dei Teilsummen gebildet, die zwei Kartenkäufe der Veranstaltungen werden zusammengefasst. Diese Summen werden automatisch in den Verwendungszweck aufgenommen.
Darüber hinaus kann in den Beitragsparametern noch eingestellt werden, wie die betroffenen Mitgliedskonten benannt werden, z.B. mit Mitgliedsnummer, Vorname oder dem inhalt von Zusatzfeldern.
| Eingabefeld(er) | Bedeutung |
|---|
| Alternative Adresse für Finanzschreiben | Die folgende Adresse (Straße, PLZ und Ort) wird bei Aktivierung dieser Funktion durch Setzen des Hakens in Finanzschreiben, wie Rechnungen und Mahnungen, als Absendeadresse verwendet. So können Antworten auf diese Schreiben direkt an den Kassenwart gesendet werden. |
| Eintrag für Lastschrift | Der Text erscheint als Identifikation im Verwendungszweck der Lastschrift.
Im Rahmen des SEPA-Verfahrens müssen die Mitglieder unter Angabe von Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz in Textform von der Umstellung auf das SEPA-Verfahren unterrichtet werden. Darüber hinaus sind Sie verpflichtet, die Gläubiger-ID und die Mandats-ID bei den Abbuchungen anzugeben.
Beispiel: "Mandats-ID:<sepa_mndid> Gläubiger-ID:<sepa_cdid>" |
| Text ans Ende | Der Eintrag für Lastschrift wird durch Setzen des Hakens an das Ende des Lastschrifttextes gestellt.
Beachten Sie hierbei, dass der Platz in diesem Überweisungstext extrem knapp ist und keine weiteren Erläuterungen zulässt. |
| Kontoinhaber | Eingetragener Inhaber des Vereinskontos (i.d.R. Vereinsname). Für das Konto muss die Berechtigung vorliegen am Lastschrifteinzugverfahren teilzunehmen. |
| BLZ, Konto | Bankleitzahl des Vereinskontos. In der Schweiz ist die BC-Nr. der Bank anzugeben oder zu selektieren. |
| IBAN | Internationale Bank Identifikations Nummer. Die IBAN Eingabe ist notwendig für das Schweizer Lastschriftverfahren LSV. Für die Anwendung innerhalb Deutschlands noch nicht relevant. |
| SEPA Umdeutungsdatum | Laut SEPA-Regularien ist es erlaubt, die alten Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate "umzudeuten". Damit ist gemeint, dass die Mitglieder schriftlich über den Umstieg auf das SEPA-Verfahren informiert werden. Dabei sind eine Reihe Pflichtangaben zu machen. Das Datum der Versendung dieer Informationen ist das Umdeutungsdatum, das gleichzeitig das Datum des einzelnen Mandats ist, sofern kein anderes Datum im Mitgliederstammsatz eingetragen ist. Das Umdeutungsdatum muss nach SEPA-Vorschrift mindestens 14 Tage vor dem Ersteinzug liegen. |
| SEPA Ersteinzug | Durch Setzen eines Datums werden die SEPA-Einzüge, die an diesem Tag erstellt werden, als "FRST", also als Ersteinzüge gekennzeichnet. Dies ist laut den SEPA-Regularien notwendig, wird jedoch in Deutschland laut Bankeninformation nicht geprüft. Der Ersteinzug ist mit einem Vorlauf zur Ausführung von sechs Arbeitstagen verbunden. Alle Folgeeinzüge werden mit einem Vorlauf von drei Arbeitstagen ausgeführt. Das Ausführdatum ist in der Datei enthalten. |
| SEPA Vorlauf-Zeitpuffer (Tage): | In die SEPA-Datei wird ein vorgeschriebener Zeitvorlauf berücksichtigt, der, wie oben beschrieben, drei Arbeitstage bei Folgeaufträgen beträgt. Diese Zeitfrist wird von dem Tag der Generierung aus berechnet.
Wenn nun der Kassenwart nicht am gleichen Tag die SEPA-Datei einreicht, sondern beispielweise zwei Tage liegen lässt, wäre das eine unzulässige Verkürzung dieser Vorlaufdauer, die sich von der Einreichung bis zur Ausführung berechnet.
Um nun etwas mehr Zeit zur Einreichung zu haben, kann hier eine zusätzliche Vorlauffrist in Arbeitstagen eingetragen werden.
Beispiel: Zeitpuffer 4 Tage, die Datei wird am Samstag, den 1. des Monats generiert, es handelt sich um einen Folgeeinzug.
Das System addiert nun drei Werktage Vorlauffrist = Donnerstag (5.) plus 4 Arbeitstage = Mittwoch (11.). Damit ist das Ausführungsdatum der 11. und die Datei muss spätestens am Freitag (6.) eingereicht werden.
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| BIC-Endung "XXX" abtrennen | Laut SEPA-Regularien kann die BIC-Endung "XXX" optionalmitgegeben oder abgetrennt werden. Beide Möglichkeiten sind gültig. Leider gibt es Banking-Programme, welche die BIC genauso erwarten, wie in der Software konfiguriert wurden. Prüfen Sie in Ihrer Banking-Software, wie Sie die BIC Ihrer Bank eingegeben haben. Konfigurieren Sie MGVO dementsprechend. |
| Adressen in SEPA-Datei | Ab dem 26.6.2017 wird im Bankenverkehr außerhalb der EU, wie z.B. Schweiz, die Übermittlung der vollständigen Adressen der Beteiligten verlangt. Da die Übermittlung dieser Adressen bisher in den SEPA-Dateien ausdrücklich nicht empfohlen wird, kann dies hier aus Kompatibilitätsgründen individuell eingestellt werden. |
| Mindestbetrag Lastschriften | Es werden erst dann Lastschriften generiert, wenn der Mindestbetrag überschritten wurde. Damit kann verhindert werden, dass Lastschriften für Kleinstbeträge, wie Bankgebühren, erzeugt werden. |
| Max. Anzahl Positionen in Sammellastschrift | Wenn Sie hier einen Wert größer als Null eingeben, werden die SEPA Sammellastschriften so erstellt, dass maximal die angegebene Anzahl Positionen enthalten ist. |
| Girocode auf Rechnungen | Hier lässt sich der Druck von Girocodes auf den Rechnungen ein- bzw. ausschalten. |
| Girocode Referenzfeld | Sie können hier ein Zusatzfeld aus dem Mitgliederstammsatz auswählen, das als Referenzfeld für den Girocode verwendet wird. Anhand des Codes erfolgt die Zuordnung zum Mitglied. |
| Ext. Bez. Mitgliedsnr. | Externe Bezeichnung der Mitgliedsnummer
Dieser Text erscheint in den Rechnungen, wenn ein Bezug auf Mitglieder hergestellt wird (Kunde = Mitglied). Da in Spezialfällen Kunden als Mitglieder verwaltet werden, aber keine Mitgliedschaft vorliegt, kann die Bezeichnung hier geändert werden. Beispiel: "Mandanten-Nr." statt "Mitgliedsnr." |
| Mahnfristen | Die Fristen sind pro Mahnstufe in Anzahl Werktage angegeben. Mit Hilfe des Kalenders wird ein Datum zur Fristsetzung errechnet. |
| Mahngebühren | Für jede Mahnstufe können hier Mahngebühren festgelegt werden, die bei Erstellung einer Mahnung aus der OP-Liste heraus automatisch auf dem Mitgliedskonto gebucht werden. |
| MwSt-Sätze | Zur Berechnung der Mehrwertsteuer in den verschiedenen Modulen des Systems sind die gültigen Sätze anzugeben. |
| Spendenpaginierung | Automatische Durchnummerierung der Spendenbelege. Hierfür wird automatisch eine Nummer aus dem dafür vorgesehenen Nummernkreis gezogen. |
| ID auf Spendenbescheinigung/Belastungsauszug | Im Regelfall wird die MGVO Mitgliedernummer als Identifikation des Mitglieds gegenüber dem Verein dienen.
Um die Verwaltung zu vereinfachen, kann die Mitgliedernummer auf die Spendenquittungen und Belastungsauszügen ausgedruckt werden. Bei Vereinen, die eine gesonderte Mitgliederidentifikation in ihren Zusatzfeldern mitführen, kann das jeweilige Zusatzfeld ausgewählt werden. |
| Spendenunterschrift | Sie können bei Ihrem Finanzamt anzeigen, dass Sie Spendenbestätigungen (Zuwendungsbestätigungen) nicht mehr persönlich unterschreiben, sondern ein Faksimile verwendet wird. An dieser Stelle laden Sie das Faksimile in das System. |
| Aktivierung des vereinfachten Spendennachweises | Durch Setzen des Häkchens aktivieren Sie die Ausgabe des Dokumentes "Vereinfachter Spendennachweis". Das Dokument wird als PDF generiert und steht im Bereich Homepageprogramme zur Verfügung. |
| Finanzamt, Steuernr., Datum des Freistellungsbescheids, Datum ab | Diese Angaben können als Variablen in den Text für die Spendenquittungen übernommen werden. Hierdurch wird gewährleistet, dass diese Angaben abhängig von ihrer Gültigkeit automatisch eingesetzt werden.
Achtung: Ab 1.1.2014 gelten neue Spendenformulare. Um diese neuen Formulare zu aktivieren, selektieren Sie eine der beiden Freistellungsarten und füllen die Felder "Begünstigter Zweck/ begünstigte Zwecke", "Datum d. Bescheids", "Letzter Veranlagungszeitraum" in dem Abschnitt aus.
Vereine, die bereits einen Körperschaftssteuerbescheid erhalten haben, aktivieren die Standardfreistellungsart. Alle anderen Vereine die gesonderte Freistellung. Es werden dementsprechend die korrekten Texte in die Spandenbescheinigungen aufgenommen. Die spezifischen Textbausteine "sp_gemeinnutz1" und "sp_gnutzbest" werden ab dieser Aktivierung nicht mehr verwendet. |