Karten-Bestellabwicklung

In der Bestellliste erscheinen alle Karten-Bestellungen zu der jeweiligen Veranstaltung, die mittels des Kartenverkaufs-Programms erfasst wurden.
Die neuen Bestellungen stehen oben auf der Liste.

Kommunikation / Geschäftspartner anlegen

Neben dem Vornamen erscheinen bei entsprechend vorhandener Berechtigung zwei Icons. Das erste Icon öffnet ein Popup-Fenster zur Versendung einer E-Mail an den Besteller.
Beim Anklicken des zweiten Icons wird im Hintergrund automatisch einen Geschäftspartner angelegt. Dies wird mit einem Pop-Fenster bestätigt. Wenn das Kreuzicon in manchen Zeilen fehlt, hat das System erkannt, dass es bereits für den jeweiligen Besteller einen Geschäftspartnerstammsatz gibt.
Wenn eine abweichende Rechnungsadresse aktiviert und eingegeben wurde, dann erscheint das Icon zur Anlage eines Geschäftspartners aus den Daten der abweichenden Rechnungsadresse. Wenn bei der Rechnungsadresse der Name nicht eingegeben wird, wird der Name des bestellers übernommen.

Lastschriftverfahren

In der Spalte Bankverbindung wird das Ergebnis der Kontoprüfung in Form eines Ampelsignals gezeigt. Bei grüner Ampel sind die Kontodaten (BLZ und Kontonummer) in Ordnung, bei einer roten Ampel stimmt entweder die BLZ nicht oder die Kontonummer passt nicht zur BLZ. Dies gestattet eine Vorprüfung, bevor das Lastschriftverfahren gestartet wird.
Durch einfaches Anklicken im der Spalte "LsGen" (Lastschriftgenerierung) und anschließendem Speichern wird eine SEPA-Datei erstellt, die in ein Online-Banking Programm mit wenigen Mausklicks eingelesen wird. Die Datei wird automatisch per Mail an den Kassenwart des Vereins gesendet.
Wenn nach wenigen Tagen die Lastschrift rückbelastet wird, kann dies in der Liste durch Setzen eines Häkchens in der Spalte "LSRückbel" dokumentiert werden. Es erscheint dann eine rote Markierung in der Zeile, so dass beim Kontrollieren an der Abendkasse leicht überblickt werden kann, ob die Abrechnung stattgefunden hat. Das Häkchen lässt sich jedoch erst nach erfolgter Lastschrift setzen, um eine Fehleingabe zu vermeiden.
Wenn die Ampel bei deutschen Bankdaten rot ist, erscheint in Klammer noch ein Fehlercode, der wie folgt zu deuten ist:

1: Prüfziffer falsch (BLZ und/oder Kontonr. nicht korrekt)
3: BLZ nicht vorhanden
10: IBAN falsch
20: BIC falsch
100: BLZ Löschvormerkung

PayPal-Verfahren

Wenn der Kunde per PayPal die Karten bezahlt, erscheint in der Spalte "Bankverbindung" genau dann ein grüner Punkt, wenn die Bezahlung angeschlossen wurde. In der Nachbarspalte erscheint dann auch das PayPal-Datum, das den Zeitpunkt der Zahlungsbestätigung festhält.
Wenn zwar "PayPal" angezeigt wird, aber die Anschriftsdaten fehlen und ein roter Punkt erscheint, wurde das PayPal Verfahren gewählt, jedoch nicht die Bestellung mit Zahlungsbestätigung beendet. Dieser Zustand kann eintreten, wenn der Kunde sich noch im Bestellvorgang befindet oder die Bestellung abgebrochen wurde.
Diese unvollständigen Bestellungen sollten regelmäßig gelöscht werden, da die Kontingente sonst reserviert bleiben und nicht für andere Kunden zur Verfügung stehen.

Mitgliederbestellung

Bei einer Mitgliederbestellung wird bei Abrechnung der Veranstaltung der Gesamtbetrag der Bestellung auf das Mitgliederkonto gebucht, so dass er bei dem nächsten Einzug mit abgebucht wird.
Die Statusampel wird rot, wenn bei den Kontenangaben des Mitglieds ein Fehler entdeckt wurde.

Überweisung

Bei dieser Transaktionsform wird lediglich festgehalten, ob der Besteller bereits bezahlt hat. Wenn noch keine Bezahlung vermerkt wurde, bleibt der Status rot, wenn die Überweisung vermerkt wurde, wird er grün.
Durch Setzen eines Häkchens in der Spalte LsÜbGen wird der Zahlungseingang vermerkt. Das Datum wird dabei gespeichert. Durch Setzen des Häkchens bei LsRückbel. kann ein solcher Vermerk rückgängig gemacht werden, beispielsweise bei einer irrtümlichen Buchung.

Kartenversand

Das weitere Vorgehen hängt von der Art und Weise ab, wie mit den Eintrittskarten verfahren wird. Es gibt zum einen die Möglichkeit, Eintrittskarten mit der Post zu versenden. In diesem Fall können in dem Veranstaltungsstammsatz Portogebühren eingetragen werden, die bei dem Kartenverkauf automatisch Berücksichtigung finden. In diesem Fall dient die letzte Spalte zur Dokumentation des erfolgten Versandes. Auch hier geschieht das durch Sätzen eines Häkchens.
Im anderen Fall wird die Bestellbestätigung, die per E-Mail versandt wurde, als Eintrittskarte verwendet. Hier ist es natürlich notwendig, dass die Liste mit den dokumentierten Lastschriften an der Kasse zur Kontrolle
verwendet wird.