Zeit sparen mit modernem Vereinsmanagement



Unser Verein wuchs schnell und die damit verbundenen Aufgaben hinsichtlich der Mitgliederverwaltung ebenfalls. Wir hatten sehr viele Informationsanfragen bezüglich unserer Mitglieder, zu Beiträgen, Adressen und Telefonnummern zu bewältigen. Das Versenden von Informationen an Mitglieder, das Pflegen eines Datenbestandes stellte uns vor immer neue Herausforderungen. Das ständige Sichern all unserer Daten in mittlerweile verschiedenen Anwendungen war umso wichtiger, da sich diese meist nur auf einem oder maximal zwei Rechnern befanden. Wir mussten den Super-GAU, das unwiderbringliche Verschwinden der Daten auf einer defekten Festplatte vorbeugen.
Ferner fordert jeden Vereinsvorstand, unabhängig von der Größe des Vereins das Planen und Steuern von Veranstaltungen und Turnieren, regelmäßigen Trainings und anderen "Kleinigkeiten" nebenher. So auch uns, den Vorstand des TSC Rot Gold Sinsheim. Mit knapp 1000 Mitgliedern, von denen ein Drittel zwischen 7 und 14 Jahren alt sind, also einer Altersgruppe, in der ständig Ein- und Austritte zu verzeichnen sind, fordert die Administration alleine dieses Teils der Mitglieder ein gehörige Portion Zeit ab.
Da lag es nahe nach Einsparpotentialen zu suchen. So fanden wir mit der Firma IBB Solutions einen in der Vereinsverwaltung erfahrenen Partner, mit dem wir unsere Sorgen und Wünsche diskutieren konnten und als Antwort ein Softwaresystem erhielten, das uns in vielen Bereichen der Vereinstätigkeit unterstützt und insgesamt in der täglichen Arbeit eine ganze Menge Zeit einspart.
Der Clou des Systems liegt in der Architektur: es ist ein internetbasiertes System, bei dem die Daten in einem professionell betriebenen Rechenzentrum in einer Datenbank gespeichert werden und damit mehrfach gesichert gegen Brand, Diebstahl, Hardwareausfall usw. geschützt werden. Natürlich hatten wir Bedenken bei der Übertragung der Daten über das Internet, da man ja immer wieder Berichte über Hacker hört, die dort ihr Unwesen treiben. Ein umfangreiches Sicherheitskonzept mit verschlüsselter Datenübertragung und sicherer Authentisierung an dem System haben diese Bedenken jedoch zerstreut. Mit ähnlichen Maßnahmen geschützt, verwendet ja inzwischen auch das Finanzamt das Internet zur Übertragung von Daten, die ja noch wesentlich sensibler sind als Adressdaten und Bankverbindungen von Vereinsmitgliedern.
Der gewaltige Vorteil des Systems wurde uns erst auf den zweiten Blick klar: Jedes Vorstandsmitglied und alle anderen Personen im Verein, die auf die Daten zugreifen müssen, können dies vom heimischen Schreibtisch aus tun - vorausgesetzt, sie besitzen einen Internetanschluss, was aber laut statistischem Bundesamt bei fast 70% der deutschen Haushalte gegeben ist. Die Verfügbarkeit geht aber noch weiter: eine Rundmail an die Trainer verschicken oder eine Helferliste komplettieren: kein Problem! Selbst von einem kleinen MDA (Taschencomputer) aus ist der Zugang möglich.
Das System präsentiert sich ohne Schnörkel und vermeidet überflüssige Klicks - man hat sich bei der Entwicklung auf das Wesentliche beschränkt. Das hat den Vorteil, dass sehr kurze Antwortzeiten realisiert werden konnten, die ein schnelles, unkompliziertes Arbeiten mit dem System möglich macht, auch wenn die Internetanbindung nicht so schnell sein sollte.
Als Grundfunktion steht die eigentliche Verwaltung der Mitgliederstammdaten mit einer halbautomatischen Verarbeitung von Kündigungen (Versendung von Kündigungsbestätigungen) zur Verfügung.
Für jedes Mitglied wird ein eigenes einfach zu pflegendes Finanzkonto geführt, über das Mitgliedsbeiträge abgerechnet werden, das aber auch für andere Vorgänge, wie die bargeldlose Bezahlung von Verbräuchen im Vereinsbetrieb (Getränke usw.) nutzbar ist. Monatlich laufende Abrechnungsprogramme erstellen automatisch Lastschriften im Datenaustauschverfahren, die bequem per E-Mail an den Kassenwart gesendet werden. Bei säumigen Barzahlern ist die Möglichkeit geschaffen worden, Mahnungen per Knopfdruck zu erstellen und zu versenden.
Um die Arbeitslast auf möglichst viele Vereinsmitglieder verteilen zu können, werden für alle Mitglieder Arbeitszeitkonten geführt. Es ist möglich eine Anzahl Pflichtstunden vorzugeben, so dass entweder die Stunden abgeleistet oder zu einem bestimmten Zeitpunkt als Geldbetrag abgerechnet.
Um diese Stundenverwaltung möglichst effizient zu gestalten, ist das Veranstaltungsmanagement mit den Arbeitszeitkonten der Mitglieder verbunden. Im Veranstaltungsmanagement werden öffentliche oder vereinsinterne Veranstaltungen geplant, Helferlisten erstellt und nach Beendigung der Veranstaltung die erbrachten Arbeitsstunden per Knopfdruck auf die Arbeitszeitkonten der Mitglieder gebucht.
Neben der reinen Mitgliederverwaltung stehen eine große Vielfalt von abrufbaren Listen (Anwesenheits-, alphabetische Mitglieder-, Jubiläums-und andere Listen), sowie statistische Grafiken (Altersstruktur, Wohnorte, aktive/passive Mitglieder, usw.), zur Verfügung. Für die Listen wird das weit verbreitete PDF-Format verwendet, für das die Firma Adobe ein kostenfreies Leseprogramm zur Verfügung stellt. Mit Hilfe dieses Leseprogramms lässt sich die Listenausgabe an jeden Drucker anpassen und optimal ausdrucken. Neben den fest eingestellten Standardlisten lassen sich auch selbst gestaltete Listen erzeugen.
Auch eine weitere interessante Eigenschaft des zentralen Systems ist die Wartung und Weiterentwicklung: während einmalig gekaufte Software auf dem Benutzer-PC einen eingefrorenen Stand widerspiegelt und der Benutzer mit den vorhandenen Fehlern „leben“ muss, wird die auf dem Webserver betriebene Software weiterentwickelt und von eventuell vorhandenen Fehlern bereinigt, ohne dabei den Datenbestand des Vereins zu gefährden.
In das Softwaresystem ist auch eine online verfügbare umfangreiche Dokumentation eingearbeitet, die auch allen Interessenten zum intensiven Studium der Softwarefunktionen zur Verfügung steht.
Wir sind davon begeistert nun von jedem Platz mit Internetanschluss aus auf einen konsistenten Datenbestand zugreifen zu können. Unsere Daten sind nun immer optimal gesichert.

Michael Schäfer (1. Vorstand TSC Rot Gold Sinsheim)
Werner Raifarth (Sportwart TSC Rot Gold Sinsheim)