Betreuerabrechnung

Generelles Vorgehen / Ablauf

Um den Aufwand der Betreuer zu erfassen und abzurechnen ist ein eigener Prozess im System geschaffen worden.
Zunächst müssen alle Betreuer die Berechtigung erhalten die Betreuerabrechnung durchführen zu dürfen. Dies geschieht am einfachsten, indem eine Rolle "Betreuer" o.ä.verwendet und innerhalb dieser Rolle die Berechtigung eingetragen wird.
Über die Benutzerstammsätze werden den Betreuern die Betreuerrolle (Eintrag eines Betreuernamens in den Stammsatz) zugewiesen, so dass dem System automatisch bekannt ist, für welche Gruppen Aufwand abgerechnet wird. In der Auswahl der Gruppen stehen auch nur diese zur Verfügung.
Den Gruppen werden auf der anderen Seite Betreuer zugeordnet, so dass die Pflege der Aufwände nur für die eigenen Gruppen stattfinden.
Es kann auch ein Betreuer für weitere Betreuer Zeiten erfassen und abrechnen. Hierfür muss eine Betreuerhierarchie aufgebaut werden. Alle Betreuer können die Zeiten der untergeordneten Betreuer pflegen.
Im Betreuerstammsatz wird individuell der für den jeweiligen Betreuer gültigen KM-Satz und die Mehrwertsteuerpflicht eingetragen. Die Höhe der MWSt. wird aus den allgemeinen Parametern gelesen. Wenn im Betreuerstammsatz ein Standard-Stundensatz eingetragen wird, wird dieser in der Betreuerabrechnung automatisch übernommen und kann nicht mehr überschrieben werden.
Wenn es die Notwendigkeit gibt, nur Belege und/oder Fahrtkilometer abzurechnen, kann eine negativer Stundensatz eingegeben werden. In diesem Fall wird ein Stundensatz von 0,- Euro in der Erfassung verwendet.
Die Aufwände werden monatsweise im Regelfall durch die Betreuer selbst erfasst. Alternativ kann die Erfassung auch durch eine zentrale Person übernommen werden, die dann die Berechtigung zur Betreuerabrechnung benötigt, jedoch aber keiner Betreuerrolle zugewiesen wird. Dadurch wird der Betreuer, für den die Abrechnung erstellt wird, auswählbar.
Die Ergebnisse können nach der Erfassung mittels des Ergebnisberichtes zusammengefasst als PDF-Dokument erstellt werden.

Abrechnungsprüfung

Die Abrechnungsprüfung erfolgt i.d.R. durch einen Kassenwart oder einer Person mit ähnlicher Aufgabenstellung. Diese Person muss die Buchhaltungs-Änderungsberechtigung besitzen, um das Programm zur Auflistung der abzurechnenden Summenwerte aufzurufen. Dieses Programm gestattet es die abzurechnenden Beträge ähnlich wie in der Erfassung darzustellen und per Häkchen die Summen eines Betreuers und Monat zu genehmigen. Die einzelnen Abrechnungssätze sind dann als "genehmigt" gekennzeichnet und nicht mehr änderbar.

Überweisungserstellung

Die Liste mit den den zu überweisenden Beträgen erstellt das Programm "Überweisungserstellung".
Die zu überweisenden Beträge werden zeilenweise dargestellt und können einzeln selektiert werden. Durch Das Drücken des "Sichern"-Knopfes senden das System automatisch eine E-Mail mit der angehängten SEPA-Datei an den Kassenwart. In der SEPA-Datei sind alle Überweisungen enthalten, deren Beträge selektiert worden waren. Die SEPA-Datei kann nun einfach in ein gängiges Bankprogramm importiert und dort die Überweisungen ausgeführt werden.
Falls es für einen bereits genehmigten Monat Korrekturen gibt, müssen diese als neue Sätze eingegeben werden.

Leistungsbestätigung

Für das vergangene Kalenderjahr wird durch diese Funktion eine Bestätigung für den Betreuer über die geleistete Arbeit ausgestellt. Die Bestätigung kann als PDF-Dokument erstellt werden und sie kann auch direkt als Brief oder E-Brief an den Betreuer versendet werden.