Dokumentarten

Im Rahmen der Systemeinstellungen werden Dokumentarten als Ordnungskriterium für die abzulegenden Dokumente und als Strukturierungsmerkmal für Berechtigungen festgelegt.
Die Berechtigung, Dokumente zu ändern, wird dokumentartspezifisch entweder im Benutzerstamm oder in den Benutzerrollen eingestellt.

Die Vergabe der Berechtigungen kann erst nach Definition der Dokumentarten stattfinden und das Verwenden der Dokumentarten (Auswahlliste beim Hinzufügen und Suchen der Dokumente) kann erst nach Vergabe der Berechtigungen stattfinden!

Beispiele für Dokumentarten sind: "Protokolle Vorstandssitzung", "Planungsunterlagen Vereinsheim", "Finanzamtbescheinigungen".

Die Dokumentliste kann nach der hier getroffenen Vorlage sortiert werden. So ist es beispielsweise bei Protokollen wichtiger nach Datum zu sortieren, bei einer Dokumentenbibliothek eher nach Bezeichnung. Die Sortierung kann in der Liste trotzdem verändert werden.

"Übernahme Objektbezeichnung"

Wenn dieses Feld markiert wird und ein Dokument zu einem bestehenden Objekt erfasst wird (automatische Objektverknüpfung), wird als Dokumentbezeichnung automatisch die Bezeichnung des Objektes übernommen.

Beispiel: Durch Drücken der Funktion "Dok+" in der Mitgliederliste wird ein Dokument zu dem Mitglied "Klaus Mustermann" erfasst. Bei der Selektion der Dokumentart "Eintrittsdokument", bei der die "Übernahme Objektbezeichnung" angekreuzt wurde, wird automatisch die Objektbezeichnung "Mustermann, Klaus" als Dokumentbezeichnung übernommen.