Buchen Beleg

Beim Aufruf des Programms "Buchen Beleg" werden automatisch die letzten Buchungssätze angezeigt. Die Anzehl der angezeigten Buchungssätze wird in den Buchhaltungsparametern eingestellt. Unterhalb der Liste erscheint eine Eingabemaske, in der neue Buchungssätze eingegeben werden.

Die Bedienung der Eingabemaske erfolgt abweichend von der normalen Bedienung von Eingabemasken im Webbrowser, um eine sehr effiziente Dateneingabe zu ermöglichen. Die Maskenbedienung wurde so gestaltet, dass eine Mausbenutzung nur in Sonderfällen notwendig ist und im Regelfall, also bei Standardbuchungen, die Eingabe ausschließlich über den Nummernblock der Tastatur stattfinden kann.

Sonder-Bedienfunktionen

Bitte beachten Sie folgende Sonder-Bedienungsfunktionen:

• Eingabe des Buchungswertes ohne Vorzeichen und ohne Dezimalpunkt oder Komma.
  Es wird also ein reiner Zahlenwert erwartet, der dem Centbetrag entspricht.
  
• Festlegung einer Soll- oder Habenbuchung
  Die Festlegung des Buchungsstyps erfolgt durch Verwendung unterschiedlicher Tasten beim Verlassen des Betragsfeldes. Es wird davon ausgegangen, dass die Eingabe des Betrages über den Ziffernblock der Tastatur stattfindet, so dass die Plus-Taste des Ziffernblocks (NumBlock-Plus) eine Habenbuchung auslöst, die Enter-Taste eine Soll-Buchung. Neben dem Betragsfeld zeigt das Feld "S/H" den Buchungstyp an, der nachträglich noch geändert werden kann.
  
• Springen von Feld zu Feld
  Das Springen von Feld zu Feld erfolgt über die Enter-Taste. Nur im letzten Feld (Kostenstelle) startet das Drücken der Enter-Taste die Verarbeitung des Maskeninhalts, also der Buchung des eingegebenen Buchungssatzes.
  
• Abschluss eines Buchungssatzes
  Bei laufenden Buchungen sind oftmals nicht alle Felder der Maske zu füllen. Um nicht mit der Enter-Taste bis zum letzten Feld gehen zu müssen, beenden Sie die Buchung mit Hilfe der NumBlock-Plus Taste, sofern Sie sich nicht mehr im Betragsfeld befinden.
  
• Die Eingabe eines Buchungsdatums erfolgt nach den Standardeingaberegeln des Systems, welche als Trennzeichen auch das Komma zulassen, also beispielsweise für den 14.10.2009 kann auch '14,10,2009' oder sogar '14,10,9' eingegeben werden, so dass der Nummernblock für diese Eingabe ebenfalls nicht verlassen werden muss.
  
• Short-Cut "Belegsplitt"
  Durch die Taste "F9" wechseln Sie von dem normalen Buchungsmodus in den Splittbuchungs-Modus.
  

Unterhalb der Felder Konto und Gegenkonto stehen Selektionsfelder zur Verfügung, in denen die bisher bebuchten Konten zur Auswahl stehen. Bei Selektion eines solchen Kontoeintrages wird die Kontonummer automatisch in das jeweiligen Kontofeld übernommen.

Abstimmfeld

Links unten auf der Maske erscheint das sogenannte Abstimmfeld. Das Feld zeigt den Saldo des zuletzt bebuchten Kontos an. Wenn das letzte Konto beispielsweise die Bank ist, erscheint der Banksaldo in dem Feld. Hierdurch können leicht die Buchungseingaben laufend überprüft werden.
Durch Drücken auf die Taste "L" lässt sich diese Summe auf Null zurücksetzen, um eine laufende Abstimmsumme bei den Buchungen mitzuführen. Diese Funktion gestattet das Aufaddieren von Folgebuchungssätzen zur Kontrolle.
Durch Drücken der Taste "R" wird der Wert wieder auf den Kontosaldo zurück gesetzt.

Zu verwendende Steuerschlüssel werden der Nummer des Gegenkonto voran gestellt. Steuerschlüssel sind einstellige Ziffern, die jedoch noch um eine '0' ergänzt werden, wenn sonst die Kontonummer sechsstellig werden würde. Beispiel: Konto 8560 => 908560.
Bei welchen Konten ein Steuerschlüssel Gültigkeit hat, wird in der Steuerschlüsselpflege eingestellt.

Belegsplitt

Durch Drücken der Schaltfläche "Belegsplitt" ändert sich die Buchungsmaske und eine Splittbuchungsmaske erscheint.
In dieser Maske lässt sich ein Betrag, der auf einem Konto gebucht wird, auf mehrere Gegenbuchungen aufteilen. Unten auf der Maske erscheint eine Summe, die signalisiert, ob der Buchungssatz ausgeglichen ist. Erst, wenn dies der Fall ist, kann die Buchung abgeschlossen werden.

Buchhalterisches Vorgehen

Das ideale Vorgehen bei der Nutzung der Buchhaltung wird im Abschnitt Nutzen der Buchungsfunktionen beschrieben.

Speicherung und Ablage von Originalbelegen

Durch Auswahl einer Dokumentart zur Ablage der gescannten Belege wird die Funktionalität in der Buchungsmaske aktiv. Direkt beim Buchen kann eine Datei auf dem lokalen Rechner selektiert werden. Beim Speichern der Buchung wird automatisch im Hintergund das Dokument hochgeladen, in der Dokumentenverwaltung gespeichert, ein Dokumentenstammsatz angelegt und dieser mit dem Beleg verknüpft.
Wenn der Buchungssatz wieder selektiert wird, erscheint eine Schaltfläche zum Aufruf des eingescannten Beleges. Wenn im Ausnahmefall zu einer Buchung ein zweites Dokument abgelegt werden soll, kann das ebenso durch erneutes Aufrufen des Buchungssatzes und Selektion einer weiteren Datei geschehen.
Die Auswahl einer Dokumentart geschieht im Bereich Finanzen der allg. Parametern.